Eine schnelle und flexible Auftragsabwicklung – das bietet die Pfingsten Feuerverzinkung GmbH ihren Kunden mit zwei Werken in Hagen. Um die Auftragsabwicklung zu vereinfachen und noch effizienter zu gestalten, hat das Familienunternehmen eine branchenspezifische ERP-Lösung eingeführt.
Bereits seit 1926 wird bei Pfingsten in Hagen verzinkt. Im Zentrum steht der Korrosionsschutz von Stahlbauteilen, auch durch das Entzinken von gebrauchten Teilen und Neuverzinkung. Mit einem ERP-System sollte jetzt digital nachgerüstet werden. Für unser ERP-System war uns wichtig, dass wir alle Arbeitsschritte abbilden und die gesamte Auftragsabwicklung abdecken können. Softec hatte dafür einen klaren Plan, beschreibt Luca Falzone, Projektleiter für die Einführung der neuen Software bei Pfingsten.
Feuerverzinkte Ware
Mit der Softec GmbH aus Karlsruhe hat Pfingsten einen Projektpartner ausgewählt, der mit OMNITEC eine ERP-Lösung speziell für Oberflächenveredler anbietet. Mit Lohnveredlern zusammenzuarbeiten ist für Softec ganz typisch und Uwe Schäfer, Projektleiter seitens Softec, hat schnell gemerkt: Die Prozesse bei Pfingsten sind eingespielt, wir müssen sie nur ins Digitale übertragen.
Auf diesen Aspekt legt auch Falzone besonders Wert und erklärt: Viele unserer Abläufe haben wir schon lange so gemacht. Es ist allerdings vieles einfacher zu handhaben, wenn alles digital über ein System läuft. Im Mittelpunkt des Projekts stand, mit OMNITEC die gesamte Auftragsabwicklung abzubilden. Die Ergänzung von weiteren Bereichen, wie zum Beispiel Einkauf und Rückmeldungen aus der Produktion, sollen erst in Zukunft folgen, wenn das System etabliert sein wird und sich die Mitarbeitenden daran gewöhnen konnten. So möchte Falzone den Umstieg für Kollegen möglichst reibungslos gestalten.
Start in die Projektphase
Zu Beginn des Projekts fand ein Vor-Ort-Besuch in Hagen statt. Ziel war nicht nur das gegenseitige Kennenlernen der Projektleiter. Bei einem Rundgang durch eines der beiden Werke fand auch ein reger Austausch über die Prozesse – und deren digitale Umsetzung im ERP-System – statt. Am Anfang steht laut Schäfer ganz klar die strukturierte Bestandsaufnahme. Wir mussten uns genau überlegen, wie wir die Brücke schlagen von der Realität ins System. Wichtige Informationen müssen zweckgebunden sein. Sonst gebe es auch keine Vereinfachung, pflichtet ihm Falzone bei.
Bauteile werden durch Tauchen in geschmolzenes Zink in den Anlagen bei Pfingsten feuerverzinkt
Viele Fragen liesen sich so bereits klären und auch das Zusammenspiel der beiden Werke von Pfingsten beleuchten. Beim ersten Blick ins Programm konnte deshalb im Detail auf einige Funktionalitäten eingegangen werden, sodass die beiden Projektleiter von Anfang an Ideen für die konkrete Umsetzung bei Pfingsten entwickeln konnten.
Umsetzung der Preisgestaltung
Ein besonders wichtiges Thema war dabei die Preisgestaltung. Bei Pfingsten werden Artikel in Preisgruppen eingeteilt, beispielsweise Schlosserware, schwere Profilkonstruktionen, Kleinteile oder Schüttgut. Für jede Preisgruppe gibt es Kilopreise, die sich von Kunde zu Kunde unterscheiden können, zum Beispiel wenn bestimmte Kontingente vereinbart wurden. Nach der Beschichtung wird der Artikel gewogen und auf Basis des festgelegten Kilopreises der Preisgruppe wird der Preis errechnet.
In OMNITEC können Preise flexibel an Kunden oder Artikel gebunden werden, was die Übertragung der Preisgruppen sehr einfach gestaltete. Durch den Prozess des Wiegens am Ende der Beschichtung mussten Falzone und Schäfer den Prozess im ERP-System geschickt anpassen. Der Standard sieht vor, dass bei der Auftragserstellung die genannte Stückzahl von der Anlieferung in Kilogramm umgewandelt wird. Da das Gewicht zu diesem Zeitpunkt im Prozess bei Pfingsten nicht bekannt ist, entschieden sich die beiden Projektleiter dafür, einen Platzhalter zu nutzen, sozusagen ein Pseudogewicht. Wird in der Auftragsabwicklung dann die Lieferung vorbereitet, muss schlicht der Platzhalter durch das reale Gewicht ersetzt werden, um die Preise zu generieren.
Verlauf des Projekts
In den folgenden Monaten wurde die konkrete Einführung von OMNITEC im Detail vorbereitet. Kundendaten, Artikel, wie zum Beispiel wiederkehrende Serienteile, unterschiedliche Preisgruppen und vieles mehr, wurden bereits im neuen Testsystem angelegt, die Abläufe im System weiter konkretisiert.
Die weitere Zusammenarbeit im Projekt erfolgte ausschließlich online, auch bedingt durch die Corona-Pandemie. In diesem Fall ein Vorteil, wie Falzone erläutert: Durch das Teilen des Bildschirms konnte er die Umsetzung direkt zeigen und viel nachfragen. Die Gesprächsprotokolle konnten als Basis für die nächsten Termine genutzt werden. Da sehr viel parallel passiert ist, war das eine große Hilfe. In den wöchentlichen Terminen konnten Falzone und Schäfer regelmäßig Fragen klären und neue Ideen austauschen. Für uns hat dieses Format sehr gut funktioniert. Bei Vor-Ort-Terminen würden oft sehr hohe Erwartungen in diese wenigen Termine gesetzt. Mit den wöchentlichen Terminen waren wir sehr flexibel, auch was die Termindauer anbelangt, resümiert Schäfer.
Im Herbst 2022 war das System bereit für eine Testphase, in der parallel mit der alten Arbeitsweise und in OMNITEC gearbeitet werden konnte. So hatten wir den direkten Vergleich zwischen vorher und nachher und es hat sich deutlicher gezeigt, dass das neue System einfacher, schneller und übersichtlicher war, kommentiert Falzone. Gleichzeitig diente die Testphase dazu, alle eingerichteten Funktionen gründlich auszuprobieren, bevor es in den Livebetrieb überging. Damit kann festgestellt werden, wenn einzelne Preise noch nicht richtig eingestellt sind und es können sogar noch fehlende Funktionalitäten entdeckt werden – so auch bei Pfingsten.
Eine weitere Anforderung zeigte sich erst kurz vor dem Livebetrieb bei der Übergabe von Rechnungen an den Steuerberater. Die verwendete Datev-online-Schnittstelle sollte ermöglichen, Buchungssätze und PDF-Rechnungen gemeinsam aufzurufen statt nur Buchungsdaten zu übermitteln. Hierzu wurde kurzerhand die Datev-Schnittstelle in OMNITEC erweitert, sodass in einer separaten Datei Buchungssätze und PDF-Rechnungen nun miteinander verknüpft waren und durch den Steuerberater aufgerufen werden konnten.
Livegang des Projekts
Im Januar 2023 war es dann soweit: OMNITEC wurde in den Livebetrieb übernommen. Nachdem in der Testphase alle Funktionen nach Plan gelaufen waren und sich eine Routine entwickelt hatte, fühlte sich Falzone auch gut vorbereitet dafür: Ich war sehr mit dem Programm vertraut und der Jahresbeginn war ein guter Zeitpunkt dafür. Da ist es relativ ruhig und ich hatte Zeit, den Kollegen alles zu zeigen.
Seitdem läuft OMNITEC bei Pfingsten und die Mitarbeiter konnten sich sehr schnell an die vereinfachten Abläufe im ERP-System gewöhnen. Falzone berichtet, dass es kaum noch Rückfragen von Kollegen gibt. In der Zwischenzeit hat er weitere Funktionen von OMNITEC genutzt, insbesondere neue Infocenter, in denen Daten nach verschiedensten Merkmalen aufgeschlüsselt werden können. Beispielsweise nutzt Pfingsten jetzt ein Lieferungs-Infocenter, in dem die Tonnage aufgeschlüsselt wird, also wie viel Kilogramm insgesamt und für einzelne Kunden verzinkt wird. Jedes Infocenter in OMNITEC zeigt andere Informationen. Falcone beschäftigt sich viel damit, was alles möglich ist, und kann so bei Fragen der Geschäftsführung alle Informationen liefern. Und falls doch Fragen offenbleiben, kontaktiert er Herrn Schäfer.
Ein weiteres Tool befindet sich gerade in der Einführungsphase: die OMNITEC mobile Foto+Notiz-App. Mit der App können einfach Fotos per Smartphone ans ERP-System übermittelt und an der passenden Stelle, beispielsweise beim Artikel, abgelegt werden. Bei Pfingsten wird die App für verschiedene Anwendungszwecke getestet. Das Unternehmen verfügt über einen eigenen Fuhrpark, mit dem Ware beim Kunden abgeholt werden kann. Mit der Foto+Notiz-App können Fahrer direkt vor Ort Fotos von der Ware ans Werk senden. Auch Artikelbilder können einfach ins System übertragen werden.
Außerdem wird die App als Teil der Wareneingangskontrolle getestet, um Fehlstellen an gelieferten Teilen oder unzureichende Konstruktionsdetails umgehend zu dokumentieren.
Aus OMNITEC werden Warenanhänger gedruckt und an der Ware befestigt
Stand heute
Die Zusammenarbeit der beiden Projektleiter war maßgeblich für den Erfolg des Projekts – ein Aspekt, den beide betonen. Herr Falzone hat mit seiner IT-Affinität das System rasch erfasst und sich sehr schnell Verständnis für die einzelnen Funktionen angeeignet. Wir konnten uns immer offen über alle Ideen austauschen und diese auch direkt umsetzen, insgesamt ein sehr gelungenes Projekt, wie Schäfer die Arbeiten zusammenfasst.
Mittlerweile arbeitet Pfingsten seit fast einem Jahr mit OMNITEC und zieht ein durchweg positives Resümee. Die Auftragsabwicklung hat sich vereinfacht, durch die Verfügbarkeit von Kundenartikeln im System wird Zeit gespart und auch die Fakturierung lässt sich nun in wenigen Klicks erledigen. Im Zuge der Umstellung auf das neue ERP-System konnte Pfingsten den Versand von Rechnungen und Lieferscheinen zudem weitestgehend auf E-Mails umstellen, wodurch die Portokosten um über 60 Prozent reduziert werden konnten.
Luca Falzone ist zudem sehr zufrieden mit der Umsetzung: Ich finde es entspannt heute. Wir haben das erreicht, was wir uns vorgenommen haben. Alle Infos sind in einem System, wir können neue Mitarbeiter in kurzer Zeit einlernen und neue Artikel sind schnell angelegt. Auch der Austausch zwischen unseren Werken ist transparenter geworden. Wir können einfach in OMNITEC nachschauen, was im anderen Werk gerade ansteht.
- www.softec.de
Halle 1, Stand C17
